시말서와 경위서의 개념 차이, 작성 목적, 사용 상황 등을 명확하게 구분해 드립니다.
1. 시말서란 무엇인가요?
시말서는 '사건의 전말'을 설명하는 문서입니다.
보통 문제가 발생한 후, 회사나 상사에게 책임을 인정하고 사과하는 내용을 담아 제출합니다.
✔️ 시말서 주요 특징
- 목적: 책임 인정 + 재발 방지 약속
- 포함 내용: 사건 발생 경위 + 사과의 말 + 재발 방지 대책
- 사용하는 경우: 업무 실수, 규정 위반 등 잘못이 명확한 상황
예시 상황
: 기계조작 실수로 제품 불량이 발생했을 경우 → “제품 불량 관련 시말서” 작성
2. 경위서란 무엇인가요?
경위서는 어떤 일이 일어나게 된 과정과 상황 설명에 중점을 둔 문서입니다.
자신의 입장이나 해명을 강조하고 싶을 때 사용합니다.
✔️ 경위서 주요 특징
- 목적: 사건 경위 설명 + 사실관계 확인
- 포함 내용: 사건이 일어난 시간, 장소, 원인, 관련 인물 등
- 사용하는 경우: 조사나 징계 절차 전 사전 진술로 활용
예시 상황
: 고객 컴플레인이 접수되었을 때 → “해당 건 발생 경위서” 작성
3. 시말서 vs 경위서 비교표
| 항목 | 시말서 | 경위서 |
|---|---|---|
| 목적 | 책임 인정 및 사과, 반성 | 경위 설명 및 사실관계 확인 |
| 작성자 입장 | 자신의 잘못을 인정 | 해명 또는 설명 중심 |
| 감정 표현 | 사과, 반성 포함 가능 | 감정보다는 객관적 서술 위주 |
| 제출 시점 | 징계나 지시 후 제출 | 사건 발생 직후 또는 조사 요청 시 |
| 활용 분야 | 인사징계, 실수 보고 | 민원 대응, 조사 보고 등 |
4. 실제 작성 시 주의사항
- 어떤 문서가 요구되었는지 정확하게 파악하세요.
- 감정적 표현은 피하고, 명확하고 간결하게 작성하는 것이 중요합니다.
- 시말서의 경우에는 사과문 형식을, 경위서는 보고서 형식을 참고하세요.
5. 마무리: 두 문서를 헷갈리지 마세요
시말서는 '사과문', 경위서는 '보고서'라고 이해하면 구분이 쉬워집니다.
최근 시말서와 관련해, 작성자 스스로 잘못이 없다고 생각함에도 반성의 내용을 포함하는 문서를 강제로 작성케 한다고 하여 양심의 자유를 침해한다는 대법원 판결이 있습니다.
따라서 시말서 제출을 요구하는 회사는 대부분 사라지는 추세입니다.
회사마다 요구하는 포맷이 다를 수 있으니, 반드시 사내 양식을 확인하세요.
